4 tips para ser más proactivo y aumentar la productividad

Si eres de las personas que, al finalizar el día, te das cuenta que apenas has terminado unas pocas tareas de la lista de pendientes, quizás estés siendo más reactivo que proactivo.

Uno de los hábitos más comunes de las personas exitosas, es hacer una lista de tareas diarias. Sin embargo, hay muchas personas que, aun teniendo una lista de tareas, les cuesta obtener los resultados que quisieran.

Si les preguntamos por qué es que no han alcanzado sus objetivos a pesar de saber cuáles son las actividades que deben realizar, es probable que las respuestas estén acompañadas de quejas como estas:

  • Es que el tiempo no me alcanza para hacer tantas cosas.
  • No tengo un espacio apropiado para trabajar.
  • Son demasiadas cosas las que tengo que hacer.
  • Siempre surgen otras cosas por hacer.
  • Tengo que ayudar a otros que no saben cómo hacer sus cosas.

La lista de excusas podría ser tan largas como la de las tareas. Lo cierto es que hay algunos patrones en el comportamiento de las personas durante el tiempo en que deben hacer sus labores.

  • Las personas suelen prestar más atención al conjunto de prioridades de otras personas antes que en los propios.
  • El manejo inadecuado del trabajo, genera una sensación de sobrecarga, genera estrés y afecta negativamente el desempeño.
  • Toman decisiones para solucionar un problema en el corto plazo aun cuando la solución al largo plazo es más conveniente.

Para cambiar estos comportamientos, será necesario reducir el tiempo en que nos comportamos de forma reactiva y aumentar el tiempo proactivo. Antes de darte las cuatro sugerencias que te permitirán aumentar tu productividad, dejaremos algunos ejemplos para tener clara la diferencia entre tiempo reactivo y proactivo.

Actividades que llevan a tener tiempo reactivo

Las actividades que te llevan a tener tiempo reactivo, son aquellas en las que te dedicas a trabajar en las prioridades de otras personas. Aquí algunos ejemplos:

  • Responder correos electrónicos. La bandeja de entrada de un emprendedor, y sobre todo de un oficinista, suele tener muchísimos correos en espera de ser atendidos. Todos esos correos conforman una lista de prioridades de otras personas. Es decir, cuando respondes a un mensaje, lo que estás haciendo es atender la necesidad de los demás.
  • Empezar el día atendiendo los problemas de otros. Todos tenemos retos en nuestro trabajo y es bueno buscar a personas que hayan pasado por lo mismo para que nos ayuden a superarlos. Tanto si eres el fundador de una empresa, el gerente o un compañero con buenas aptitudes, los demás trabajadores te buscarán para consultarte sobre cómo solucionar sus problemas. Si no eres capaz de decir “ahora no puedo”, estarás teniendo un tiempo reactivo resolviendo dificultades ajenas.
  • Asistir a reuniones operativas. En muchas empresas se estila tener reuniones fijas para compartir los avances semanales, resultados de ventas u otro tipo de información. Si eres emprendedor o gerente, debes estar considerando que este tipo de reuniones es bueno para fortalecer la empresa y asegurar el buen desempeño. Sin embargo, muchas veces tu presencia será innecesaria, pues tú no deberías estar a cargo de solucionar todo. Cada trabajador y encargado de un área debería tener la responsabilidad de aumentar el desempeño de su equipo para alcanzar los resultados. Estar frecuentemente en este tipo de reuniones escuchando a los demás hablar de algo en lo que no vas a participar, es tener tiempo reactivo.

Existen muchas más actividades, pero los tres ejemplos son suficientes para entender que trabajar la prioridad de otros es ser reactivo.

Actividades que llevan a tener más tiempo proactivo

Así como hay actividades que te conducen a un tiempo reactivo, también hay las que te llevan a tener más tiempo proactivo. Trabajar en las propias prioridades, nos lleva a tener tiempo proactivo. Por ejemplo:

  • Priorizar tus tareas. La clave para priorizar nuestras propias tareas es hacer una lista con todo lo que tenemos que hacer durante el día. Además, debemos priorizar hacer las nuestras antes que las de las demás personas.
  • Trabajar en las tareas importantes, pero no urgentes. Si una tarea es urgente, probablemente sea porque no le dimos importancia cuando en su momento era importante. Debemos trabajar lo importante para que no haya más urgencias.
  • Tomarse el tiempo para pensar. Estar en medio de tanto trabajo, teniendo en frente todas las tareas que debemos hacer, puede bloquear nuestro actuar. Cuando nos sentimos saturados nuestra productividad decae. Es mejor salir a caminar, lejos de nuestro ambiente de trabajo, despejar la mente y reorganizarnos nuevamente.
  • Cuidar de uno mismo. Estar enfocado en las tareas durante mucho tiempo, puede hacer que la productividad baje debido al cansancio. Para que nuestro tiempo de proactividad aumente, podemos enfocarnos en hacer ejercicio, pasar tiempo con nuestras familias o cualquier actividad que te haga recargar energías.
  • Leyendo y escuchando. Un factor importante para tener más tiempo siendo proactivos es aprendiendo nuevas formas de optimizar nuestras tareas. Esto se puede conseguir leyendo artículos o libros especializados en las áreas que nos gustaría mejorar. Además, tenemos a disposición los podcasts de personas exitosas compartiendo sus experiencias o contándonos el contenido de valiosos libros.

Comprender la diferencia entre el tiempo reactivo y proactivo podría ser la clave para que tu productividad alcance nuevos niveles. Analiza todo lo que haces durante la semana para que sepas si te estás dedicando tu tiempo a realizar tareas reactivas o proactivas.

Tiempo reactivo vs. tiempo proactivo

Ahora bien, tampoco se trata de desinteresarse totalmente de los problemas de los demás o de no volver a atender a tu equipo. Debes encontrar un equilibro entre el tiempo que te dedicas a realizar tareas reactivas y el tiempo en que realizas tareas proactivas.

Si eres un emprendedor que acaba de formar su empresa y la mayoría de empleados son nuevos, es probable que la mayor parte del tiempo te dediques a tareas reactivas. Sin embargo, pasado un tiempo de haber capacitado a tus trabajadores, deberás reducir el tiempo dedicado a solucionar sus problemas y aumentar el tiempo en que te dedicas a tareas proactivas.

No existe una proporción ideal, debes encontrar un equilibrio de acuerdo a tu personalidad, cómo te estés sintiendo y a lo que requiera la empresa o tu emprendimiento según su momento.

A continuación, compartimos contigo cuatro recomendaciones para mejorar tu productividad basadas en el tiempo reactivo y proactivo.

1. Escribir mejores listas de tareas para ser más proactivo

La mano de un emprendedor con un lapicero escribiendo una lista de tareas en un cuaderno sobre la mesa.
La elaboración de una lista de tarea es el primer paso para tener más tiempo proactivo.

Como hemos mencionado, lo que ha ayudado a muchas personas a alcanzar el éxito ha sido tener siempre una lista de tareas.

Tener la relación de todo lo que necesitamos hacer, de forma estructurada y priorizada, puede ayudarnos a reducir la ansiedad que genera el saber que aún queda mucho por hacer. La lista nos permitirá enfocarnos en cada tarea llegado su momento y así no preocuparnos por otras que quizá tenga poca prioridad.

La elaboración de una lista puede hacerse de diferentes maneras. Aquí te dejamos algunas formas de elaborar las listas que te ayudarán a que tu tiempo proactivo sea más eficiente.

Céntrate en el primer paso

Es parte de la naturaleza humana el posponer las tareas más grandes y complejas. El organismo preferirá evitar todo el esfuerzo que representa hacer esas tareas, por eso lo aplazamos. Para superar esto, debemos descomponer una gran tarea en muchas pequeñas tareas.

Supongamos que un emprendedor quiere elaborar un proyecto de inversión para constituir una empresa agro industrial. Ésta es una gran tarea, pero su estructura tiene varias partes. ¿Cómo se debería escribir esta tarea?

Opción 1:

  • Elaborar el proyecto de inversión

Opción 2:

  • Realizar el estudio de mercado
  • Efectuar el análisis técnico
  • Elaborar el análisis económico financiero

Si la tarea es escrita de la primera forma, se apreciará demasiado grande y asustará a la mayoría de personas. En cambio, si descomponemos esa gran tarea en pequeñas tareas, nuestro cerebro no lo verá tan complicado.

Usa verbos para establecer tareas concretas

Es más probable que nos tome menos tiempo hacer una tarea si tenemos claro qué es lo que hay que realizar. Por eso, debemos ayudar a nuestro cerebro escribiendo tareas concretas. Para eso, podemos incluir verbos que transmitan de forma clara lo que tenemos que haremos. Por ejemplo:

Opción 1:

  • Diapositivas del proyecto.

Opción 2:

  • Diseñar una diapositiva para cada parte del proyecto expresado con una infografía.

Cuando lleguemos a la tarea de hacer las diapositivas. Será mucho mejor si nos encontramos con la opción 2, en donde detallamos de forma clara qué es lo que haremos. A diferencia de la opción 1 que es una tarea bastante vaga.

Agrega tiempos estimados para cada tarea

Esta forma de escribir tareas nos permitirá, en caso sea necesario, saltar de una tarea a otra dependiendo del tiempo que nos tome su ejecución. Podemos tener esta lista de tareas:

  1. Redactar un speech de presentación considerando las fortalezas y debilidades de cada sección del proyecto de inversión (2 horas, extenso y creativo).
  2. Enviar un correo electrónico al diseñador gráfico con la carpeta de imágenes de la presentación para que sean optimizadas (5 minutos, rápido y mecánico).

Tener el tiempo estimado de cada tarea puede ser beneficioso cuando se tiene programada diversas actividades en nuestra agenda. A nadie nos gusta dejar la tarea a medias, no es productivo. Si vemos en nuestra agenda que dentro de 15 minutos debemos reunirnos con un proveedor, será mejor que hagamos la tarea 2, pues sólo nos tomará 5 minutos.

Deja en claro la prioridad de cada tarea

El hecho de que tengas una lista con muchas tareas, no significa que todas tengan la misma prioridad. Por lo tanto, no todas necesitan ser realizadas con prontitud. Lo que podemos hacer es aplicar la regla de 1-3- 5 como una forma de eliminar de nuestra lista a aquellas tareas que no son muy importantes.

La regla 1-3-5 consiste, resumidamente, en elegir, de entre todas las tareas:

  • 1 gran tarea. Aquella tarea que es muy importante ejecutarla y tiene que ser ahora mismo.
  • 3 tareas medianas. Aquí debemos elegir 3 tareas que debemos terminar en el día pero que son menos importantes que la gran tarea.
  • 5 tareas pequeñas. Finalmente, se elegirán 5 tareas que quieras hacer durante el día pero que no representan mucha urgencia.

Una práctica adicional al utilizar esta regla, es dejar un espacio libre en la lista de 3 tareas medianas y 2 espacios libres en la de 5 tareas pequeñas. La finalidad de esto es que se puedan incluir tareas que surjan durante el día o tareas que inicialmente no tenían prioridad y por algún motivo se volvieron importantes.

2. Incorporar más tiempo proactivo a la agenda

El brazo de una persona sosteniendo en una mano un reloj de arena controlando su tiempo para ser más proactivo, en el fondo 3 personas reunidas al rededor de una mesa.
Decir “ahora no puedo ayudarte” a las demás personas, es a veces necesario.

Una vez que has hecho tu lista de tareas, deberás decidir en qué momento las realizarás.

Uno de los errores de la mayoría de personas es no administrar su tiempo. Para aumentar la productividad debemos tomar el control de nuestra agenda y bloquear tiempo exclusivo para nuestras actividades. Si no gestionamos nuestro tiempo, otras personas lo harán por nosotros.

La forma de incorporar tiempo proactivo a tu agenda es eligiendo cuántas horas del día lo dedicarás para tus tareas. Deberás cerrar las puertas para las demás personas.

Si eres emprendedor, deberás hacer un trato con tus familiares o las personas que te rodean para que durante unas horas durante el día no te interrumpan. Ese será tu tiempo proactivo, el que aumentará tu productividad, el que te acerque a tus objetivos. Como todo acuerdo debería beneficiar a todas las partes, puedes ofrecer a cambio unas horas al día para ayudar en las tareas de los demás. Ese será tu tiempo reactivo.

De igual forma si eres gerente o estás a cargo de personal. Lo ideal es que dejes en claro que por la mañana, por ejemplo, no atenderás a nadie, salvo que sea estrictamente necesario. Ese sería tu tiempo proactivo, dedicado exclusivamente a tus tareas. A cambio, establecerás con tu equipo un tiempo en el que estarás disponible para sus consultas y puedas ayudarlos. Ese será tu tiempo reactivo.

3. Empoderar al equipo de trabajo y sé más proactivo

Equipo de trabajo empoderado para aumentar su productividad siendo más proactivo.
Ser es más proactivo cuando cada persona se hace responsable de solucionar sus problemas.

Los emprendedores, fundadores o gerentes, tienden a asumir el rol natural de solucionador de problemas. Esto es normal. Cuando a un miembro del equipo le surge un gran problema, nos vemos tentados a ser nosotros quienes busquen la solución. Además, generalmente, vemos los problemas de los demás más tentadores a resolver, debido a que las otras personas los hacen ver desafiantes.

Sin embargo, si queremos aumentar nuestra productividad, deberemos tener el control de nuestro tiempo. Eso incluye no resolver problemas ajenos.

Los trabajadores de una empresa recién formada, tendrán dificultades para solucionar sus retos. Lo que debemos hacer es capacitar a equipo para que sean ellos quienes busquen la solución a sus problemas. Para ello, deberemos adoptar una postura de entrenador. Será crítico enseñar a los trabajadores que se hagan las preguntas correctas para que sean ellos mismos quienes encuentren la solución. De esta forma, liberaremos nuestro tiempo.

4. Contratar a un coach

Hombre con traje formal con un plumón rojo en la mano capacitando con una pizarra blanca para volver más proactivo al emprendedor.
Las sesiones de coaching nos permite superar nuestros límites y aumentar la productividad.

Una de las funciones clave de un coach es ayudarnos a que nos tomemos el tiempo para reflexionar sobre nuestro presente, que identifiquemos qué es lo que no nos está permitiendo avanzar y poder seguir adelante hacia el logro de nuestros objetivos.

A diferencia de un consultor, un coach no nos proporciona respuestas. En su lugar, nos hacen preguntas para ser nosotros mismos quienes encontremos las respuestas que nos ayuden a aclarar lo que debemos hacer y luego nos ayudan a mantenernos en el camino.

El contratar sesiones de coaching puede ser considerado como tiempo proactivo. El descubrir aquello que nos limita y superarlos, hará que nuestra productividad se incremente y nos acercaremos más a nuestras metas.


Conclusión

Todas las actividades que hacemos durante el día estarán dentro del tiempo reactivo o proactivo. Es nuestra decisión qué tiempo tener. Eso influirá fuertemente en nuestros resultados.

Hay que tener presente que, estar ocupado el 100% del tiempo no significa que estemos siendo productivos. Si un gran porcentaje del tiempo realizamos tareas que nos hace ser reactivos, será menos probable que alcancemos nuestras metas. Por lo tanto, debemos parar un momento para priorizar nuestras tareas, bloquear nuestro tiempo y cuidar nuestro desempeño.

Y tú…

  • ¿Sabías que podemos tener tiempos reactivos y proactivos?
  • ¿Tienes una lista de tarea, habías tomado en cuenta las 4 sugerencias?
  • ¿Crees que es importante bloquear nuestros tiempo para priorizar nuestras actividades?

Déjanos tus comentarios.

¡Éxito, emprendedor!


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