Cómo optimizar y mejorar el área de recursos humanos

Mejorar el área de recursos humanos es posible si automatizamos las tareas repetitivas y monótonas. De este modo, se puede liberar el tiempo de la persona encargada y así pueda concentrarse en otras actividades de mayor importancia.

Para la empresa y el encargado es beneficioso automatizar todos los procesos que sean posibles. Al hacerlo se mejorará la precisión, eficacia y consistencia de los datos que se registren y procesen. Cuando esto se da, el profesional del área de gestión del talento humano tiende a aumentar su productividad al cometer menos errores por la disminución de cálculos manuales que deberá realizar. 

Pero entonces, ¿cuáles son los procesos que se deberían automatizar? La respuesta depende de muchos factores, desde las limitaciones presupuestarias hasta las necesidades de tiempo.

Para tener una idea de cuáles serían esos procesos, puedes hacerte las siguientes preguntas:

  • ¿Cuánto tiempo le estás dedicando actualmente a las actividades de recursos humanos?
  • ¿Qué procesos se duplican y se repiten a menudo?
  • ¿Cuáles son los procesos que tienen más errores?
  • ¿Qué datos serían útiles analizar para mejorar la productividad de los empleados?

Si bien las actividades que se realizan en esta área son muchas, es posible centrarnos en algunas funciones comunes que se ejecutan en prácticamente todas las empresas.

Grupo de personas y la estructura de los recursos humanos
Los procesos monótonos y repetitivos deberán ser automatizados para optimizar el tiempo de ejecución de las tareas y mejorar el área de recursos humanos.

1. Reclutamiento y contratación para mejorar el área de recursos humanos

El proceso de reclutamiento y contratación inicia con la difusión del requerimiento del personal. A partir de allí, las personas interesadas en ocupar un puesto en nuestras empresas se pondrán en contacto con nosotros para entregarnos sus Hojas de Vida.

Hasta antes de masificarse el uso de Internet, lo común era que los postulantes dejaban sus documentos en las oficinas de las empresas. El encargado de realizar el proceso de selección tenía una labor bastante pesada, pues tenía que leer todos los documentos. Algunos criterios le permitían decidir quién era la persona idónea para el trabajo. Esto podía tomar varios días. Incluso una semana completa si es una sola persona quien realiza la este proceso.

Muchas empresas y trabajadores no son conscientes de cuánto tiempo podrían ahorrar en este proceso si utilizan la tecnología.

Sacando provecho a la tecnología

Existen muchos softwares de reclutamiento y selección, además de portales de trabajo, en donde las empresas pueden registrar una cuenta empresarial para solicitar trabajadores. El encargado del proceso crea la solicitud con el requerimiento del personal. Detalla las características del puesto. El perfil del trabajador que están buscando y otros detalles importantes. 

Las personas interesadas en el trabajo también se deberán registrar en el portal. Ingresarán su información, subirán sus currículums y documentos relacionados. De ser necesario, responderán a cualquier pregunta que hayamos especificado a modo de filtro.

El software y los portales de trabajo permiten buscar las palabras clave y las habilidades requeridas para el trabajo, seleccionando de manera efectiva los currículos para cada posición.

Debido a que los solicitantes ingresan la información por sí mismos, los datos capturados son más precisos. Los algoritmos de las páginas y software hacen un mejor trabajo al validar el correcto llenado de números de identificación personal, números de celulares, fechas de nacimiento, entre otros.

Cuando ya se tiene una lista de los mejores candidatos, se procede a realizar otras evaluaciones. También en el mismo software o página.

(Puedes revisar el portal de Aptitus, uno de los más usados en Perú para el reclutamiento de personal)

Las evaluaciones psicológicas, psicométricas, entrevistas, etc. también se hacen en línea. Sólo debemos pasar el test físico a digital y utilizar alguna de las herramientas disponibles para evaluar a los candidatos. En caso de no tener un test, la mayoría de plataformas nos brindan sus test de acuerdo a las características del trabajador que estemos buscando. Ahora existen plataformas dedicadas a las entrevistas, en donde el postulante responde utilizando la cámara y el audio. El software analiza las microexpresiones para determinar qué tanta veracidad pueden tener las respuestas. ¡Una locura!

2. Programación y planilla de horarios

Es probable que no tengas problemas con la programación de las horas de trabajo si tu empresa aún tiene pocos empleados. Pero esto no será así cuando la empresa crezca y requiera un mayor número de personal. En ese momento será bueno pensar en utilizar una aplicación de procesos inteligentes.

Las aplicaciones de procesos inteligentes permiten programar las horas de trabajo de los empleados. La inversión que se haga para obtener la licencia de una es beneficioso, pues pueden tener un reembolso inmediato en costos y ahorro de tiempo. Un software de programación centralizada ofrece consistencia en la programación del personal, comunicación inmediata por correo electrónico y texto, y una interfaz de empleado. Al igual que con la contratación, los empleados tienen un portal para solicitar tiempo libre o cambiar turnos, según sea necesario.

Muchas empresas experimentan cambios estacionales en el volumen y los ingresos, y con la capacidad del software de programación para administrar las hojas de tiempo y proporcionar una comunicación directa con los empleados y departamentos, los gerentes pueden programar el personal de manera adecuada. Los ahorros en costos laborales pueden ser significativos y los empleados están más contentos con el acceso remoto que el software de programación les brinda.

3. Servicio de nómina de sueldo

Se acabaron los días de impresión de cheques de pago en la impresora de oficina. Los servicios de nómina hacen este trabajo de manera más eficiente y con mayor cumplimiento legal. Con los datos salariales de cada empleado, los servicios de nómina eliminan el dolor de cabeza de tener que calcular los pagos de beneficios, las deducciones fiscales, el cumplimiento legal y los depósitos automáticos en las cuentas bancarias de los empleados.

Al igual que con la mayoría de los procesos inteligentes, los empleados tienen portales para acceder a su historial de pagos, deducciones y estado fiscal. Por ejemplo, en lugar de que un empleado de Recursos Humanos tenga que localizar copias de cheques, un empleado puede obtenerlos por su cuenta. La precisión aumenta y el tiempo que empleará el área de recursos humanos, para atender muchas solicitudes y cambios individualizados, se reducirá.

4. Gestión de beneficios para el trabajador

Para las empresas que ofrecen múltiples beneficios a sus trabajadores, como un plan de atención médica, mantener un registro de los datos personales es de mucha importancia. Cuando ocurre una emergencia médica o de vida, tener información precisa disponible puede ayudar a facilitar el proceso tanto para los empleados como para los empleadores. La inscripción de los empleados a los beneficios también se puede administrar en línea. Además, los mismos empleados pueden contar con un apartado en el portal de la aplicación en donde podrán verificar sus datos, actualizarlos, ver las opciones médicas y tener claramente los costos.

5. Gestión del rendimiento para mejorar el área de recursos humanos

Los empleados son el activo más caro de una empresa y, a través de una buena gestión de su crecimiento y productividad, pueden convertirse en el activo más valioso. Pero lleva tiempo lograrlo y, además, pocas personas disfrutan el proceso de evaluar el rendimiento de los trabajadores, pues existen muchas variables cualitativas y subjetivas que deben ser consideradas para mejorar los planes de mejora del rendimiento.

Con un sistema de recursos humanos para aliviar la carga, las políticas y procedimientos de revisión, que se suelen hacer con regularidad, se hace todo más fácil de administrar y ofrecen una experiencia más positiva. Como un vehículo de colaboración para la gestión del desempeño, un software de proceso inteligente para revisiones incluye métodos para que los empleados se autoevalúen y comparen con la evaluación de un gerente. Con el aporte cooperativo de ambas partes, el crecimiento de los empleados es más colaborativo y beneficia a la empresa.

Analizando todo

Cuando estos cinco procesos de recursos humanos se optimizan mediante la utilización de procesos inteligentes, las empresas también pueden analizar el empleo y la eficacia de los trabajadores. Cada uno de estos sistemas ahorrará tiempo y dinero a la empresa, y la base de datos, de software con servicios externos o internos, con todas las características de cada trabajador o postulante, contribuirá a la planificación de recursos para el crecimiento futuro. Por ejemplo, darse de alta en una plataforma de reclutamiento de personal puede ayudar a una empresa a determinar dónde encontrar nuevos empleados. Además, al simplificar cada tarea se simplifican los servicios de nómina y los registros de impuestos anuales, y se gestiona mejor el desarrollo de los empleados, con esto se logra mejorar el área de recursos humanos.

El uso del software de automatización de recursos humanos ayudará a optimizar tus operaciones de recursos humanos y contribuirá rápidamente a tu éxito a través del ahorro de costos y la mejora de la productividad.


Y tú…

  • ¿Tienes personal encargado de realizar los procedimientos o los realizas tú mismo?
  • ¿Has automatizado alguno de los procesos mencionados?
  • ¿Conoces otro proceso que pueda ser automatizado para mejorar el área de recursos humanos?

Déjanos tu comentario.

Muchos éxitos, emprendedor.


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